آموزش اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل

یکی از راه‌های ارتباط با مخاطبان و کاربران سایتتان، استفاده از پلتفرم ایمیل است. اما به عنوان یک کسب و کار اینترنتی معتبر، نباید از ایمیل شخصی با پیشوند @gmail.com یا @yahoo.com استفاده کنید. به جای آن به سراغ سرویس ایمیل سازمانی بروید.

ساخت ایمیل سازمانی اصلاً کار سختی نیست. مخصوصاً اگر در سایت ساز پرتال سایت داشته باشید، امکان ساخت ایمیل سازمانی به راحتی و از همان پنل مدیریت سایتتان امکان پذیر است. 

از آنجایی که مدیران سایت ترجیح می‌دهند که مدیریت ایمیل‌ها را به محیط کاربری جیمیل انتقال دهند؛ تصمیم گرفتیم آموزش مرحله به مرحله اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل را توضیح دهیم. با ما در ادامه همراه باشید.

چرا باید از ایمیل سازمانی استفاده کنیم؟

فرض کنید که یک سایت حرفه‌ای خدماتی برای کسب و کارتان ساختید. کاربری که برای اولین بار از طریق جستجوهای گوگل سایت شما را پیدا می‌کند، دنبال راه‌های ارتباطی با شما می‌گردد. این کاربر از طریق شماره تلفن ثابت، آدرس شرکت و ایمیل با شما ارتباط می‌گیرد.

حالا اگر یک ایمیل ناشناس مثل Donya4080@gmail.com در این بخش قرار گرفته باشد، این سؤال برایش به وجود می‌آید که این جیمیل چه ربطی به سایت دارد؟ حالا اگر به جای این ایمیل، از ایمیل سازمانی استفاده کنید چطور است؟

کاربر در صفحه ارتباط با ما با ایمیلی مثل info@portal.ir روبرو می‌شود که مشخصاً متعلق به وب سایت است. زمانی که در انتهای ایمیل، آدرس دامنه سایت قرار می‌گیرد، به این معنی است که صاحب اصلی دامنه این ایمیل را ساخته است. یک جورهایی حس اعتماد و اطمینان را به کاربران می‌دهید.

آموزش ساخت ایمیل سازمانی در پرتال

قبل از اینکه به سراغ آموزش اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل برویم، باید یک ایمیل سازمانی ساخته باشید. به عنوان مثال نحوه ساخت ایمیل سازمانی در سایت ساز پرتال به این صورت است:

1- در پنل مدیریت سایتتان وارد بخش ایمیل‌های وب سایت می‌شوید.

2- گزینه ایمیل جدید را انتخاب می‌کنید و آدرس دلخواه ایمیل را وارد می‌کنید. پیشوند این آدرس به نام دامنه شما ثبت می‌شود. یعنی به این صورت: info@domain.com

به همین راحتی یک ایمیل سازمانی ساختید. برای اینکه بیشتر با تنظیمات ساخت ایمیل سازمانی در پرتال و نحوه انتخاب آدرس ایمیل آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم بخش آموزش ساخت ایمیل‌های وب سایت پرتال را مطالعه کنید.

آموزش اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل

برای اینکه بتوانید از طریق سرویس Gmail، ایمیل‌های سازمانی خود را ارسال، دریافت و مدیریت کنید، باید تنظیمات جدیدی در جیمیل شخصی خودتان اعمال کنید. قدم به قدم با ما همراه باشید تا ایمیل سازمانی سایتتان را به جیمیل متصل کنید:

1- ابتدا وارد حساب کاربری Gmail خودتان شوید. سپس روی آیکون چرخ دنده در ردیف بالای صفحه کلیک کنید. اولین گزینه یعنی See all Settings را انتخاب کنید.

2- از منوی بالای سربرگ روی گزینه accounts and import کلیک کنید. سپس از بخش check email from other accounts گزینه Add an email account را انتخاب کنید.

3- یک پنجره جدید برای شما باز می‌شود. داخل باکس Email address باید آدرس ایمیل سازمانی خودتان مثل info@domain.com را وارد کنید. سپس گزینه Next را بزنید.

4- گزینه‌ی (Import emails from my other account (POP3 را انتخاب کرده و بر روی دکمه‌ی Next کلیک کنید.

5- در این مرحله باید اطلاعات ایمیل سازمانی خودتان را به درستی وارد کنید:

Username: در بخش نام کاربری همان آدرس ایمیل سازمانی خودتان را وارد کنید. مثل info@domain.com

Password: رمز عبوری را که در زمان ساخت ایمیل سازمانی برای شما نمایش داده شد را وارد کنید.

Pop server: در این بخش باید آدرس میل سرور pop هاست وب سایت را وارد کنید. سرور pop سایت‌های ساخته شده در پرتال mailexchange.imcloud.org است. 

Port: در این بخش شماره پورت هاست وب سایت را وارد کنید. پورت هاست سایت‌های ساخته شده در پرتال 995 است.

حالا 4 گزینه در پایین صفحه قرار گرفته است:

• Leave a copy of retrieved message on the server: یک نسخه از ایمیل‌های دریافتی و ارسالی بر روی میل سرور اصلی یعنی هاست ذخیره شود. (انتخاب این گزینه اختیاری است)
• Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail: ایمیل‌های ارسالی و دریافتی اکانت ایمیل بر بستر امن SSL بین جیمیل و میل سرور هاست جابه‌جا شود. (این گزینه را فعال کنید)
• Label incoming messages: یک بخش جدا به غیر از  inbox و spam یا trash در منوی سمت چپ جیمیل شما ساخته می‌شود. تمام ایمیل‌های دریافتی از ایمیل سازمانی در این باکس قرار می‌گیرد و با دیگر ایمیل‌های شما ادغام نمی‌شود. (این گزینه را فعال کنید)
• Archive incoming messages skip the inbox: ایمیل‌های دریافتی ایمیل سازمانی با ایمیل اصلی Gmail ترکیب می‌شوند.

در آخر روی گزینه Add Account کلیک کنید.

6- در این بخش به شما پیغامی با این موضوع که «از طریق Gmail می‌توانید با ایمیل سازمانی، ایمیل دریافت و ارسال کنید» نمایش داده می‌شود. گزینه‌ی Yes, I want to be able to send mail as را انتخاب کنید و بر روی دکمه‌ی Next کلیک کنید. 

7- در بخش Name، نام ارسال کننده‌ی ایمیل را مشخص کنید و بر روی دکمه‌ی Next Step کلیک کنید. از آنجایی که ایمیل‌های ارسالی شما با این نام ارسال می‌شود بهتر است نام سایت یا شرکت را وارد کنید. در آخر روی گزینه Next Step کلیک کنید.

8- به دلیل اینکه می‌توانید از طریق Gmail و با اکانت ایمیل سازمانی ایمیل ارسال کنید، باید فرم Send emails through your SMTP server را پر کنید.

• smtp server: آدرس ایمیل‌های خروجی میل سرور هاست وب سایت را در این بخش وارد کنید. آدرس میل سرور هاست پرتال mailexchange.imcloud.org است.
• Port: شماره پورت سرور smtp را در این بخش وارد کنید. پورت سایت‌های ساخته شده در پرتال 587 است.
• Username: مجدداً نام کاربری که همان آدرس ایمیل سازمانی شما است را در این بخش وارد کنید.
• Password: پسورد ایمیل سازمانی را در این بخش بنویسید.

از بین دو گزینه پایینی هم SSL را انتخاب کنید تا ایمیل‌های شما بر بستر امن SSL ارسال شوند.

• secured connection using ssl: ایمیل‌ها از طریق بستر SSL ارسال شوند.
• secured connection using tls: ایمیل‌ها از طریق پروتکل رمزگذاری tls ارسال شود.

سپس گزینه add account را انتخاب کنید.

9- در پایان یک ایمیل، حاوی کد تایید به آدرس ایمیل سازمانی شما ارسال می‌شود که باید بر روی لینک فعال‌سازی در ایمیل دریافت شده کلیک کنید. برای مشاهده ایمیل باید به بخش مدیریت ایمیل سازمانی وارد شوید.

10- روی لینک ارسال شده به ایمیل کلیک کنید. در پنجره جدید گزینه Confirm را انتخاب کنید.

اگر به صفحه جیمیل برگردید، برچسب جدیدی (با اسم انتخابی شما در تنظیمات جیمیل) برای شما ساخته شده است. از این به بعد می‌توانید ایمیل‌های سازمانی را از طریق جیمیل ارسال و دریافت کنید.

اگر هنوز برای کسب و کارتان سایت نساختید، همین الان دست به کار شوید. 7 روز ابتدایی ثبت نام درسایت ساز پرتال، می‌توانید به صورت رایگان سایت بسازید. ساخت سایت بدون نیاز به دانش فنی و در کمتر از ۵ دقیقه از طریق پرتال امکان پذیر است!

چگونه وارد بخش مدیریتی ایمیل سازمانی شویم؟ 

برای ورود به حساب مدیریتی ایمیل سایت از طریق پنل مدیریت پرتال می‌توانید از دو روش استفاده کنید:

1- از طریق پنل مدیریت سایت بخش تنظیمات وبسایت را انتخاب کنید. سپس روی گزینه ایمیل های وبسایت بزنید. در باکس ایمیل ساخته شده روی دکمه ورود کلیک کنید تا به صفحه login ایمیل سازمانی هدایت ‌شوید.

2- می‌توانید به صورت مستقیم به آدرس mailexchange.imcloud.org مراجعه کنید. سپس یوزرنیم و پسورد ایمیل را وارد کنید تا به بخش مدیریت ایمیل هدایت شوید.

نکته: در صورتی که رمز عبور ایمیل را فراموش کردید، یک تیکت با عنوان «درخواست تغییر رمز عبور ایمیل سازمانی» به پشتیبانی پرتال ارسال کنید.

نکته: لطفاً توجه داشته باشید که اگر رمز عبور ایمیل سازمانی خود را تغییر دهید، این مورد باید از طریق بخش تنظیمات Gmail ویرایش شده و رمز عبور جدید خود را به سرویس Gmail معرفی کنید.

در پایان

همان طور که خواندید، نحوه اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل راحت‌تر از چیزی است که فکرش را بکنید. کافی است اطلاعات گفته شده را به ترتیب در بخش‌های مربوطه وارد کنید و در آخر ایمیل ارسالی به ایمیل سازمانی خودتان را تأیید کنید.

اگر هر گونه سؤال یا مشکلی در خصوص مراحل اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل داشتید در بخش نظرات مطرح کنید. یا اینکه با شماره 02191003383 داخلی 2 تماس بگیرید.

سؤالات متداول

• ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی به ایمیلی گفته می‌شود که بر روی دامنه سایت ایجاد شده است. برای مثال info@portal.ir یک نوع ایمیل سازمانی است که متعلق به سایت پرتال است.

• چگونه ایمیل سازمانی بسازیم؟

برای ساخت ایمیل سازمانی باید به بخش مدیریت سایت ساخته شده خودتان در پرتال بروید. سپس گزینه ایمیل‌های وب سایت را انتخاب و یک ایمیل بسازید.